Aby ułatwić adaptację platformy EduFox, przygotowaliśmy przykładowy proces wdrożenia, zawierający szablony powiadomień mailowych do Opiekunów i Rodziców.
1. Wprowadzenie ustawień placówki przez Dyrektora
Po dokonaniu rejestracji należy zdefiniować ustawienia, dzięki którym EduFox zostanie dostosowany do potrzeb danej placówki. Na tym etapie mogą Państwo wybrać czy chcą mieć wszystkie moduły włączone od razu (Posty, Wydarzenia, Wiadomości, Finanse), czy tylko jeden podstawowy (Posty), a pozostałe dołączyć z czasem. My rekomendujemy etapowe wdrażanie funkcjonalności, aby proces adaptacji przebiegał płynnie, a wszystkie zaangażowane strony miały czas na wyrobienie poczucia pewności i kompetencji.
2. Wysłanie powiadomienia do Opiekunów i Rodziców
Zalecamy wysłanie maila do Opiekunów i Rodziców z informacją o przygotowywanym wdrożeniu placówki do platformy EduFox, z opisem jej zastosowania oraz informacją, że niebawem dostaną zaproszenie do systemu.
E-mail do opiekunów:
Szanowni Państwo,
cieszę się, że mogę Was poinformować o rozpoczęciu procesu wdrażania platformy EduFox, służącej do administrowania oraz komunikacji pomiędzy Dyrektorem, Opiekunami i Rodzicami. Dzięki niej będziemy mogli zautomatyzować procesy sprawdzania obecności i naliczania opłat, a także usystematyzować komunikację z Rodzicami. Liczę, że korzystanie z systemu EduFox usprawni naszą pracę i przyczyni się do zwiększenia zaufania Rodziców do naszej placówki.
Z poważaniem
Dyrektor
E-mail do rodziców:
Szanowni Rodzice,
nasza placówka rozpoczęła proces wdrażania platformy EduFox, służącej do komunikacji z Rodzicami oraz administracji. Dzięki niej będą Państwo mogli dodawać nieobecności dziecka, sprawdzić należności, komunikować się z Opiekunem, a przede wszystkim śledzić to, co się dzieje w grupie Państwa pociechy. Zamknięty dostęp do widoku tablicy każdej z grup sprawia, że wizerunek dzieci jest chroniony, a Państwo mogą być spokojni o ich bezpieczeństwo. Proszę oczekiwać zaproszenia do systemu. Liczę, że niebawem wszyscy spotkamy się w platformie EduFox.
Z poważaniem
Dyrektor
3. Stworzenie struktury placówki
Kolejnym krokiem będzie stworzenie grup, do których można od razu dodawać aktywności. Dzięki temu placówka i tablice poszczególnych grup zaczną „żyć”.
Następnie należy przyporządkować Opiekunów do poszczególnych grup, tym samym dając im czas na oswojenie się z systemem i przetestowanie funkcjonalności przed dodaniem Dzieci i zaproszeniem Rodziców.
Czas na przyporządkowanie dzieci do grup i zaproszenie Rodziców, co można przeprowadzić na dwa sposoby:
- od razu wpisać adresy email Rodziców, wprowadzając dzieci do systemu (jest to związane z automatycznym wysłaniem zaproszenia do Rodzica). Wtedy rekomendujemy dodanie aktywności do grup przed wprowadzeniem dzieci (zdjęcia z ostatniego wydarzenia, powiadomienie o planowanym wydarzeniu), tak aby Rodzic mógł zidentyfikować placówkę i zobaczyć znane dla siebie otoczenie.
- lub dodać uczniów bez wpisania adresu email (później dopisać adres e-mail Rodziców i wysłać do wszystkich zaproszenia). Dzięki temu Rodzice nie dostaną powiadomień od razu, a dopiero w momencie, w którym Państwo zdecydujecie, że system jest już gotowy.
Oba sposoby są poprawne, ty wybierasz, który bardziej ci odpowiada.
Czas korzystać z systemu
Na każdym etapie wdrażania EduFox jesteśmy do Państwa dyspozycji. Nie wahajcie się z nami kontaktować, pytać i zgłaszać wątpliwości.
Zależy nam, żeby EduFox realnie wpłyną na komfort Państwa pracy, a Rodzicom dał poczucie bezpieczeństwa i dostępu do informacji.
Chcemy być Państwa partnerem w tym procesie. Jeżeli mają Państwo jakieś uwagi do systemu zapraszamy do komentowania. Jeżeli interesuje Państwa informacje nt. komunikacji w przedszkolu zapraszamy do artykułu Komunikacja w przedszkolu: szybko, prosto i bezpiecznie.